昨今の日本企業は、人材不足、働き方改革、デジタルによる効率化など、重要かつ複雑な課題に直面しています。そのような中で、企業は従来の業務をより効率的に実施するために様々な努力を行っています。
営業組織にも効率化の波は押し寄せており、より効率的な営業業務を求められることも増えてきています。そこで、本記事では「営業組織における業務の効率化とは何か」「実際にどのような対策をするべきか」といったことの解説に加え、実際に営業業務の効率化に成功した事例も紹介します。
目次
営業効率化とは？
営業効率化を定義する前に、営業における業務を整理します。そもそも、営業組織における業務には、売上増加に直接影響する「営業活動」と、売上増加に直接の影響はない事務作業等の「非営業活動」があります。それぞれの活動内容は以下のような業務です。
営業活動
- クライアントとの商談・提案
- テレアポ
- 商談・提案資料の作成
- 顧客のフォローアップ など
非営業活動
- 社内資料の作成
- 社内会議
- 商談の記録
- 顧客リストの作成
- 移動
このように業務を分解したとき、営業効率化とは、主に「非営業活動に費やす時間を削減すること」を指します。また、営業活動を効率的に行うことも営業効率化には含まれます。
営業効率化の必要性
営業効率化によりどのような効果が得られるのでしょうか。また、営業効率化の努力を怠ると、営業組織にどのようなことが起こってしまうのでしょうか。ここでは「売上・利益の増加」と「業務負担の軽減」という観点から解説していきます。
利益・売上の増加
一つ目の観点は利益・売上の増加の観点です。営業の業務が非効率的な組織のままでは、直接的に売上向上に貢献しない、「非営業活動」に対して費やす時間が多くなります。そのため、売上向上に貢献する「営業活動」に対する時間が減少し、結果的に売上の低下を招きます。
売上の低下を招くだけでなく、利益の減少も起こることが考えられます。業務時間が増加することにより、残業代や業務委託費などの費用がかさみ、売上が変わらなくても利益が少なくなっているということが考えられます。
営業業務効率化を実施することで、営業活動の時間が増えることで売上増加が期待でき、人件費等の削減により、利益の増加も見込めます。これらのことから利益・売上の向上という観点から、営業業務の効率化は必須といえます。
業務負担の軽減
二つ目の観点は業務負担の軽減です。非効率的な業務を実施していると、時間外労働などにより営業パーソンが疲弊してしまいます。これにより、過労などの労務的なリスクの増加や、離職率の上昇にもつながってしまいます。
営業業務効率化により業務負担を軽減することで、リスクを回避するだけでなく、パフォーマンスの向上を期待することもできます。例えば、効率化により捻出した時間を営業パーソンのスキルアップの時間に費やすことで、パフォーマンスの向上につながります。また、残業時間を削減することで、社員のモチベーション向上にもつながります。これらのことから、業務負担軽減の観点からも、営業業務の効率化は必須といえるでしょう。
営業生産性を向上させる方法
ここまでで、営業効率化の必要性についてはご理解いただけたかと思います。ではどのような施策を実施すれば営業業務を効率化できるのでしょうか。ここでは、業務効率の低下を招いている「原因」とそれに対する「解決策」として以下の4つを解説していきます。
- 業務フローの可視化・標準化
- 業務の優先順位付け
- インサイドセールスの導入
- ツール導入
業務フロー可視化・標準化を行う
【営業効率低下の原因】
原因の1つ目として、業務フローが可視化されていないことが挙げられます。このような場合は、そもそも現状の業務が非効率であることに気づいていないケースも多いです。また、業務が非効率だと感じていてもその原因を特定することができません。
また、業務フローが可視化されていない場合には、属人化による非効率化が起こっていることも考えられます。例えば、新しく配属となった担当者が業務内容を把握できず、逐一熟練の担当者にタスク内容のお伺いを立てなければいけないような状態が考えられます。
【解決策】
解決策としては、業務フロー図の作成が考えられます。熟練担当者などにヒアリングを行い、業務フロー図を作成します。業務フロー図を作成するだけでよい場合もありますし、作業手順をより詳細化したい場合には、フロー図を基にした営業業務マニュアルを作成することも可能です。
業務フロー図の作成が完了したら、それを基にタスクの洗い出しを行います。これにより、それぞれの業務にどれくらいの時間がかかっているのかを把握することができ、時間のかかっている非営業活動業務があれば、それらを削減する施策を検討することができるようになります。
この業務フローの可視化は、効率化における前提となるため、効率化施策を検討する際には一番はじめに行う必要があります。
業務の優先順位付けを行う
【営業効率低下の原因】
非効率的な業務を実施している組織では、非営業活動に時間を割いてしまっていることが考えられます。よくある例として、社内会議に1日平均して2、3時間ほど費やしていたり、打ち合わせ資料を毎回イチから丁寧に作成したりしていることがあります。
また、営業活動においても、受注確度の低い顧客、受注したとしても規模が小さい、もしくは、すぐに解約してしまいそうな、優先すべきでない顧客への対応に時間を費やしていることもあります。
【解決策】
非営業活動の業務については本当に営業パーソンの業務として優先すべき業務なのかを見直す必要があります。もし優先度が低いならば、外部にアウトソースすることか、自動化ツールやフォーマット等を作成して、費やす時間を削減する必要があります。
顧客の優先順位を把握するのはやや難易度の高いことかもしれません。マネージャークラスの人材が、商談の内容を管理して、助言することが必要となります。また、後述しますが、AIやデータ分析の活用により、顧客の優先順位付けに成功している事例もあります。
業務に優先順位をつけることで、非生産的な業務に費やす時間を削減し、組織全体として効率的な業務を行うことができます。
インサイドセールスの導入
【営業効率低下の原因】
外回りの営業(フィールドセールス)を行っている組織にとって、必ず発生してしまう非生産的な時間として、移動時間が挙げられます。外回りの営業を行っている以上、避けることはできませんが、無視することができないのがこの移動時間です。
【解決策】
移動時間を削減する方法として、インサイドセールスの導入があります。そもそもインサイドセールスとは、文字通り会社の中(テレワークの場合は自宅)で行う営業活動です。これにより移動時間が減り、リーチの件数を大幅に増やすことが可能になります。また、受注確度の低い顧客に対して時間を割いたとしても、1回にかかる時間が少なくなるため、リスクヘッジにもなります。
移動時間を減らすことができる一方で、クライアントとの密接な関係を築くことが難しいというデメリットもあります。そこで、インサイドセールスとフィールドセールスを場面によって使い分けることが有効です。リーチの獲得や初回の商談についてはインサイドセールスで行うことで、リーチ・商談件数を増やし、2回目以降の商談はフィールドセールスで行いより深い関係を築くといったような使い分けが有効となります
インサイドセールスを活用することで、より効率的な営業業務を行うことが可能となります。
ツール導入
【生産性を低下させる原因】
業務フローの可視化や優先順位付け等により、定型的な手作業の業務による工数が多くかかっていることが明らかになる場合も多くあります。例えばExcel等を用いたデータの入力や加工、PowerPointによる定型的な報告資料の作成、定型的なメール配信などに多く工数がかかっている場合です。
【解決策】
事務作業を効率化する際にはツール導入が有効です。ここでポイントとなるのは、業務フローの可視化や業務の優先順位付けにより、課題が明らかになっている場合に、その課題に対してツール導入を行うということです。ツール導入ありきで効率化を行うことは、ツール導入の効果を発揮できないリスクがあるため、あまりお勧めしません。
例えば、非営業活動におけるアプローチ顧客のリスト作成に時間がかかっているという課題が浮き彫りになった場合には、Webサイトへのアクセス解析などを通じ、自動でマーケティングを行うMAツールなどの導入が考えられます。また、営業活動における受注率等の向上を図る必要がある場合にはSFAツール、既存顧客へのフォローアップなどに課題がある場合にはCRMツールの導入を行うことが考えられます。
このように、現状把握により課題が浮き彫りになった場合に、その課題に合わせてツール導入を進めることが、営業業務の効率化に繋がります。
営業の効率化に成功した事例
弊社(株式会社ディリスル)では、データ活用による営業業務の効率化をご支援させていただいております。ここでは、その中でもAIを利用して営業業務の効率化に成功した企業様の事例を1つご紹介いたします。
金融業界のA社は、個人向けの金融商品の営業において、HPから資料請求のあった顧客に対して、コールセンターからの架電を行っていました。しかし、注力すべき顧客の優先度不明であり、どの顧客にも均等に注力してしまうという、営業活動における非効率性を抱えていました。
そこで、顧客情報やHPの閲覧状況などのデータをAIに学習させ、顧客ごとの優先度スコアを算出するAIを開発しました。これにより、注力すべき顧客へのアプローチ回数の増加による成約率の向上と、注力しない顧客へのアプローチの減少によるリーチ数の増加を実現しました。
他にも、「顧客の解約率を予測する」「多数ある商品の中からその顧客に合った商品をレコメンドする」といった施策により営業業務を効率化した事例もありますので、詳しくはこちらの資料もぜひご参照ください。
まとめ
本記事では、営業効率化を進める方法について解説させていただきました。株式会社ディリスルでは、営業現場でのデータ活用推進事業を展開し、データ分析やAIを活用した営業生産性の向上・業務の効率化をご支援させていただいております。
営業現場でのデータ活用のノウハウをこちらの資料でご説明させていただいておりますので、ぜひご参照ください。最後までお読みいただきありがとうございました。
